MISSIONS

• Assurer la gestion de l'agenda, des déplacements et des priorités de la Direction Générale

• Coordonner les flux d'informations entre la Direction et les différents services internes et externes

• Veiller au bon fonctionnement administratif et organisationnel du cabinet de Direction

• Contribuer à la qualité de l'image et de la communication institutionnelle de l'entreprise

• Faciliter la prise de décision par une gestion rigoureuse des dossiers et des échéances

PRINCIPALES ACTIVITÉS

• Gérer et optimiser l'agenda du Directeur Général : planification des rendez-vous, réunions et déplacements professionnels

• Organiser les réunions de direction, rédiger les convocations, comptes-rendus et relevés de décisions

• Assurer la réception, le tri, la rédaction et le suivi des courriers, e-mails et communications officielles

• Préparer les dossiers, notes de synthèse et présentations nécessaires aux réunions stratégiques

• Accueillir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques et filtrer les demandes adressées à la Direction

• Assurer la liaison avec les différents services et partenaires externes (clients, fournisseurs, administrations)

• Gérer les notes de frais, les commandes de fournitures et le suivi budgétaire du secrétariat

• Veiller à la confidentialité des informations et à la discrétion dans toutes les missions confiées

• Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents de la Direction

• Superviser l'organisation logistique des événements d'entreprise (séminaires, formations, réceptions)

• Rédiger et mettre en forme des documents officiels : courriers, rapports, comptes-rendus, procès-verbaux

• Effectuer une veille sur les échéances contractuelles, administratives et réglementaires

• Prendre en charge toute autre activité concourant à la bonne marche de la Direction sur instruction de la hiérarchie

PROFIL DU TITULAIRE DU POSTE

Formation

BAC +2/3 minimum en Assistanat de Direction, Gestion Administrative, Secrétariat de Direction ou domaine équivalent

Expériences professionnelles

Minimum 3 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement en environnement exigeant ou en PME/grande entreprise

Compétences requises

• Maîtriser les outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), outils de messagerie et visioconférence

• Maîtriser la rédaction administrative et professionnelle en français (et en anglais, un atout)

• Savoir gérer simultanément plusieurs dossiers avec rigueur et dans les délais impartis

• Avoir une excellente capacité d'organisation, de planification et de priorisation

• Maîtriser les techniques de prise de notes rapides et de rédaction de comptes-rendus

• Faire preuve de discrétion absolue et de respect de la confidentialité

• Avoir une bonne présentation et un sens aigu du protocole et des relations professionnelles

• Être orienté(e) service, avec un sens développé du détail et de la qualité

Exigences du poste

• Excellente aisance verbale et rédactionnelle

• Disponibilité, réactivité et adaptabilité

• Esprit d'initiative et sens des responsabilités

• Capacité à travailler sous pression et à gérer l'urgence

• Proactivité et anticipation des besoins de la Direction

• Esprit d'équipe et aptitude à collaborer avec différents profils

• Intégrité, loyauté et éthique professionnelle irréprochable