Office Manager

 MISSIONS PRINCIPALES

• Gérer l’agenda et les priorités de la Direction Générale, avec un suivi proactif.
• Coordonner les déplacements professionnels (billetterie, hébergement, visas, etc.).
• Assurer le traitement des courriers entrants et sortants, et veiller à leur archivage organisé.
• Développer et maintenir un système de gestion documentaire numérique efficace.
• Rédiger, relire et structurer tous types de documents (rapports, présentations, notes stratégiques).
• Superviser la tenue des locaux (sécurité, propreté, approvisionnement des fournitures) et gérer la relation avec les fournisseurs.
• Identifier et proposer des améliorations pour optimiser les processus internes.

Coordination Administrative & Gestion

• le point de contact privilégié entre la Direction et l’agence ou les équipes communication 
• Préparer et suivre les dossiers administratifs courants, en lien avec les services RH, financiers et juridiques.
• Gérer les contrats de prestation, la facturation et les paiements en collaboration avec le service comptable.
• Contribuer à l’élaboration du budget annuel pour les opérations administratives et en assurer le suivi.
• Auditer régulièrement les procédures internes et proposer des optimisations.

Supervision de la Communication & Community Management

• Concevoir des campagnes de communication internes pour assurer l’adhésion des équipes aux initiatives de l’organisation.
• Superviser les outils numériques (site web, intranet, réseaux sociaux) et les actualiser régulièrement.
• Assurer la cohérence visuelle et éditoriale de tous les supports de communication.
• Analyser les performances des campagnes digitales (audience, impact, ROI) et établir des rapports détaillés.
• Former et accompagner les équipes internes pour adopter les bonnes pratiques de communication et de gestion des outils numériques.
• Entretenir des relations stratégiques avec les partenaires institutionnels et les influenceurs clés.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation

• Bac+4/5 en assistant de direction, management, gestion administrative, communication, marketing, ou domaines connexes.

Expérience

• Expérience de 5 ans ou plus dans une fonction similaire, avec des responsabilités transversales.
• Une expérience réussie dans un environnement multitâche et exigeant est un atout.
• Bonne connaissance des spécificités liées à la gestion des bureaux et à la communication digitale.

Compétences clés

• Maîtrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint).
• Solides compétences en gestion de projet, incluant planification, priorisation et suivi.
• Excellentes compétences relationnelles et sens aigu du service client.
• Capacité à gérer des situations imprévues avec sérénité et réactivité.
• Expérience en stratégie de communication et gestion de crise.

Qualités personnelles

• Leadership naturel et aptitude à fédérer les équipes autour des objectifs de l’organisation.
• Curiosité intellectuelle et volonté d'apprendre en continu.
• Résilience et capacité à travailler sous pression.
• Sens aiguisé de l’esthétique et de la présentation.