Assistante de Direction

▸  MISSIONS DU POSTE

• Assurer la gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle du bureau ;

• Coordonner les relations avec les partenaires et les institutions ;

• Produire des présentations commerciales percutantes ;

• Veiller au bon fonctionnement transversal des services et à la fluidité de l'information ;

• Gérer la communication digitale de l'entreprise ;

• Contribuer activement à l'image et à la notoriété de l’entreprise

▸  PRINCIPALES ACTIVITÉS

Administration & Organisation

• Gérer et optimiser l'agenda, les rendez-vous et les déplacements de la Direction

• Organiser les réunions de direction : convocations, comptes-rendus, relevés de décisions

• Assurer la réception, le tri et le suivi des courriers, e-mails et communications officielles

• Préparer les dossiers, notes de synthèse et présentations nécessaires aux réunions stratégiques

• Gérer les notes de frais, commandes de fournitures et le suivi budgétaire du secrétariat

• Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents

• Superviser l'organisation logistique des événements d'entreprise (séminaires, formations, réceptions)

• Effectuer une veille sur les échéances contractuelles, administratives et réglementaires

• Maîtriser les rouages de l'administration publique et privée pour faciliter les démarches officielles

Gestion des Partenaires & Relations Externes

• Suivre les dossiers de partenariat, contrats commerciaux et conventions en lien avec la Direction

• Accueillir et orienter les visiteurs, gérer les appels et filtrer les demandes adressées à la Direction ;

• Assurer la liaison avec les administrations publiques béninoises ;

• Représenter l'entreprise lors d'événements professionnels, foires, salons et réseaux d'affaires ;

• Rédiger des courriers et correspondances professionnelles

Communication Digitale & Community Management

• Animer et gérer les réseaux sociaux de l'entreprise (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, etc.)

• Créer et publier des contenus visuels attractifs et cohérents avec l'identité de marque via Canva

• Rédiger des publications, articles, et communications ;

• Mettre à jour et alimenter le site internet de l'entreprise (actualités, offres, événements)

• Développer et fidéliser la communauté en ligne : interagir avec les abonnés, répondre aux commentaires

• Assurer une veille concurrentielle et sectorielle ;

Présentations Commerciales & Supports Visuels

• Concevoir et mettre en forme des présentations commerciales percutantes sur PowerPoint ;

• Créer des supports visuels professionnels (flyers, affiches, brochures, bannières) sur Canva

• Mettre en page des rapports, dossiers de présentation et documents stratégiques ;

• Adapter les supports de communication à différents publics (clients, partenaires, investisseurs)

▸  PROFIL DU CANDIDAT

Formation

BAC +2/3 minimum en Gestion, Administration, Communication, Marketing, Assistanat de Direction, ou domaine équivalent

Expérience

Minimum 2 à 3 ans d'expérience dans un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de Direction, Chargé(e) de communication ou de développement commercial)

▸  COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques

• Maîtrise avancée du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint

• Maîtrise de Canva pour la création de visuels, présentations et supports de communication

• Aisance sur les réseaux sociaux professionnels et grand public (LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok)

• Gestion de contenu web (mise à jour de site internet, CMS)

• Connaissance des outils de messagerie et visioconférence (Teams, Zoom, Google Meet)

• Maîtrise de la rédaction administrative et professionnelle

• Niveau B2 minimum en anglais (écrit et oral) — indispensable pour les échanges avec les partenaires internationaux

• Connaissance des rouages de l'administration béninoise 

• Compréhension des mécanismes d'intermédiation commerciale et industrielle (sourcing, négoce, représentation B2B)

Qualités personnelles

• Excellente aisance relationnelle et sens du contact avec les partenaires et clients

• Capacité à gérer simultanément plusieurs projets avec rigueur et dans les délais impartis

• Créativité, sens esthétique et souci du détail dans la production de contenus visuels

• Discrétion absolue et respect de la confidentialité des informations

• Proactivité, autonomie et sens de l'anticipation

• Disponibilité, réactivité et capacité à travailler sous pression

• Esprit d'équipe, adaptabilité et aptitude à collaborer avec différents profils

• Intégrité, loyauté et éthique professionnelle irréprochable

• Bonne présentation et sens aigu du protocole professionnel