Assistant ( e) de Direction

Cotonou, Bénin

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Notre cabinet recrute pour le compte d'un de ses clients qui est dans le domaine de l'intermédiation industrielle et commerciale un (e) Assistant (e) de Direction

MISSIONS

Assurer la gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle du bureau ;
Coordonner les relations avec les partenaires et les institutions ;
Produire des présentations commerciales percutantes ;
Veiller au bon fonctionnement transversal des services et à la fluidité de l'information ;
Gérer la communication digitale de l'entreprise ;
Contribuer activement à l'image et à la notoriété de l’entreprise.

PRINCIPALES ACTIVITÉS

Administration & Organisation

Gérer et optimiser l'agenda, les rendez-vous et les déplacements de la Direction;
Organiser les réunions de direction : convocations, comptes-rendus, relevés de décisions;
Assurer la réception, le tri et le suivi des courriers, e-mails et communications officielles;
Préparer les dossiers, notes de synthèse et présentations nécessaires aux réunions stratégiques;
Gérer les notes de frais, commandes de fournitures et le suivi budgétaire du secrétariat;
Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents;
Superviser l'organisation logistique des événements d'entreprise (séminaires, formations, réceptions);
Effectuer une veille sur les échéances contractuelles, administratives et réglementaires;
Maîtriser les rouages de l'administration publique et privée pour faciliter les démarches officielles Gestion des Partenaires & Relations Externes;
Suivre les dossiers de partenariat, contrats commerciaux et conventions en lien avec la Direction;
Accueillir et orienter les visiteurs, gérer les appels et filtrer les demandes adressées à la Direction ;
Assurer la liaison avec les administrations publiques béninoises ;
Représenter l'entreprise lors d'événements professionnels, foires, salons et réseaux d'affaires ;
Rédiger des courriers et correspondances professionnelles Communication Digitale & Community Management;
Animer et gérer les réseaux sociaux de l'entreprise (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, etc.);
Créer et publier des contenus visuels attractifs et cohérents avec l'identité de marque via Canva;
Rédiger des publications, articles, et communications ;
Mettre à jour et alimenter le site internet de l'entreprise (actualités, offres, événements);
Développer et fidéliser la communauté en ligne : interagir avec les abonnés, répondre aux commentaires;
Assurer une veille concurrentielle et sectorielle ;

Présentations Commerciales & Supports Visuels

Concevoir et mettre en forme des présentations commerciales percutantes sur PowerPoint ;
Créer des supports visuels professionnels (flyers, affiches, brochures, bannières) sur Canva;
Mettre en page des rapports, dossiers de présentation et documents stratégiques ;
Adapter les supports de communication à différents publics (clients, partenaires, investisseurs).

PROFIL DU TITULAIRE DU POSTE

Formation	BAC +2/3 minimum en Gestion, Administration, Communication, Marketing, Assistanat de Direction, ou domaine équivalent
Expériences professionnelles	Minimum 2 à 3 ans d'expérience dans un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de Direction.
Compétences requises	Maîtrise avancée du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint • Maîtrise de Canva pour la création de visuels, présentations et supports de communication • Aisance sur les réseaux sociaux professionnels et grand public (LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok) • Gestion de contenu web (mise à jour de site internet, CMS) • Connaissance des outils de messagerie et visioconférence (Teams, Zoom, Google Meet) • Maîtrise de la rédaction administrative et professionnelle • Niveau B2 minimum en anglais (écrit et oral) — indispensable pour les échanges avec les partenaires internationaux • Connaissance des rouages de l'administration béninoise • Compréhension des mécanismes d'intermédiation commerciale et industrielle (sourcing, négoce, représentation B2B)
Exigences du poste	Excellente aisance relationnelle et sens du contact avec les partenaires et clients; Capacité à gérer simultanément plusieurs projets avec rigueur et dans les délais impartis; Créativité, sens esthétique et souci du détail dans la production de contenus visuels; Discrétion absolue et respect de la confidentialité des informations; Proactivité, autonomie et sens de l'anticipation; Disponibilité, réactivité et capacité à travailler sous pression; Esprit d'équipe, adaptabilité et aptitude à collaborer avec différents profils; Intégrité, loyauté et éthique professionnelle irréprochable; Bonne présentation et sens aigu du protocole professionnel.

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